1、提前告知。少先队活动经验交流，如果是上级有关部门组织，应当以文件形式通知下级时间、地点、参加人员、活动主题等基本内容；如果学校之间交流，主办方可以邀请函形式告知时间、地点、参加者、活动程序与注意事项等有关内容。
2、精心准备。通知或邀请函发出后，接下来，上级或主办方就应当做好充分的准备，会场布置、材料印刷、安全预案等，必须做好、做细，确保万无一失。
3、做好接待。参加交流会的人员，有可能远道而来，上级或主办方要派专门人员提前做好接待，尽快安排好的他们饮食起居，以备不误点准时参加少先队工作经验交流会。
4、会议程序。根据时间，会议应准时开始，主持人要对会议程序明白于胸，重量级人物发言，要放在字斤谯噌最后。根据会议时间的长短，适时安排中间休息。膈套甘勰主办方一定做好会场后勤保障工作，及时解决他们的后顾之忧，让他们安心开会，并在自由发言环节畅所欲言，做到这点，可谓是会议成功大半。
5、返程安排。会议结束后，安全返程非常重要。主办方还应当一如既往地把工作做好做细做实，住宾馆的要提醒他们有无遗漏物品，仔细检查返程车辆是否需要帮助等。提醒他们到达目的地后，要及时反馈。
