1、清晰认识举办活动的目的举办一个活动并不只是为了完成任务，活动的整个组织和安排都必需紧紧围绕活动的目的展开。做活动归结起来无非两个大的目的，一是借助活动进行品牌和产品宣传，这种称为以宣传为目的，或是邀请顾客、客户、合作者聚集在一起以宣场主办方的意志，达到项目推荐、巩固彼此关系等意图，这种称为以服务为目的。
2、所有细节事先明确我们经常会看到有的活动现场一片混乱的现象，甚至是耽误了活动预期开始的时间，造成不好的影响。只要组织者能在活动的筹备阶段把所有的细节都事先确定好，这种现象将可以得到很大程度的避免。这种细化要做到极致，如明确横幅悬挂的位置以及如何悬挂，由谁来负责；嘉宾从哪里进来，引导人员、签到人员的安排及其所站立的位置等。这是很多策划人员没能很好重视的地方。
3、合理地选择时间活动时间的选定需要考虑到多方面的因素，邀请人员是否方便在这个时间到场；天气是否会因为下雨或阳光太猛烈从而影响活动的进程等.而且一旦时间确定最好不要改变计划，除非事先已经申明或是实在迫不得已。
4、合作方的监控一个活动往往会涉及到一些合作方，相对于自己公司的同事，他们的可控性相对较差，因此必须给合作方足够的细节要求，要求他们要在什么时间完成什么工作的配合，最好写在合作协议里面，最少也是书面的形式让对方确认，如合作方提供的设备需要在活动开始之前（也许是前一天）经过全部的测试保证没有问题等。因为合作方工作的不到位从而影响到活动的案例比比皆是。
5、以备用方案来防范风险活动计划书做出来后，组织者还需考率意外问题，预计在哪一些环节上可能会出现问题，如遇到问题应该采取怎样的备用方案解决，对于可能会出现问题的地方重点关注并提前确认，以及时启用备用方案。邀请人员临时不能到位，物料来不及到货等都是经常遇到的问题。