1、一、要从整体上去把握工程建设程序。要知道，工程资料的整理最终是为了工程验收服务的。我们首先要知道所建固嗟喹账工程的验收规范是什么，备查资料又具体是什么，资料整理的总体框架是什么样的。以水利工程为例，建设单位资料整编总体框架分为工程建设前期工作文件材料、工程建设管理文件材料、科研项目文件材料、试生产文件材料、财务管理文件材料和竣工验收文件材料几大类。
2、二、从局部细化总体框架。例如，工程建设前期工作文件材料又可分为项目建议书、可行性研究报告和套趱咝鲞初步设计3小类；工程建设管理文件材料又可分为工程建设管理有关规章制度办法、重大事件事故声像材料、各罩脾青槊种合同协议书、有关投资进度质量安全合同等控制文件材料、来往函电等；竣工验收文件包括工程验收申请报告及批复、工程建设管理工作报告、验收鉴定书等。
3、三、根据工程规模适当调整。例如小型工程，工程建设前期工作文件材料可能就只有初步设计；建设管理文件中未发生重大事故，那么重大事件事故声像材料这一小类就不需要单独成卷，科研项目文件材料和试生产文件材料在工程实际过程中未发生的，可以不再成立卷宗。