1、确定约谈对象。约谈会主要参会人员为约谈人和被约谈人，双方提前约定时间召开的会议。约谈双方要确保参会，如果不能到会的可根据情况委托合适的代理人参加。通常情况下约谈人身份或职位高于被约谈人，或是被约谈人的上级管理部门。
2、请第三方见证人。如果是涉及案件办理，信访处理等需要第三方见证人的，应该邀请见证人参加，第三方见证人应该与约谈双方无私人交情或无上下级关系。
3、约谈现场会务。要召开约谈会，应提前准备好会场。尤其是大型的约谈会，应提前准备茶水、交通引导指示牌、视频、文献资料等，保证现场秩序。
4、采集约谈证据。采用摄像、拍照、录音、会议记录等形式，将约谈过程全纪录下来，以备作为证据使用。
5、传达内容解决问题。约谈的主要目的是约谈人向被约谈人传达信息、提出要求、责令整改等，约谈会要围绕重点展开。
6、被约谈人表态。内容传达结束后，为确保被约谈人履行职责或按要求办事，可以根据情况，要求被约谈人作出口头承诺、书面承诺或签订协议。
7、资料准备。要提前准备好双方所需要的资料，如讲话稿、执法文书、有关文件、音像资料等等。
