1、【制定接待工作方案】得到考察交流活动通知后，就需要即可着手准备接待工作。首要任务是制定出明确可行的接待工作方案，主要包括接待时间、地点、来宾身份及人数、准备参观考察哪些工作等内容。注意随时与来方人员保持联系，行程如有变动应立即相应调整接待方案。
2、【再次确定来宾身份及人数】在接待工作中，如果弄错来宾身份或来宾人数是一项非常尴尬的事情，会使来宾产生不被尊重的情绪，严重影响接待效果。因此，在接待前一天，一定要再次向来方确定来宾身份及人数，如有变动要即刻向上汇报并做调整。
3、【安排行程路线并联系用车】参观考察、交流学习等类型的接待工作，主要内容便是实地考察和会议交流。一般选择的考察目的地，均是当地有特色、有潜力、有影响的农、工、商等领域的示范试点基地，因此安排行程路线和联系用车必须提前做好准备。路线安排上，要以节约时间、行程最短为原则，用车要考虑来宾身份、年龄等问题，对不同的来宾安排不同的接待车辆及随行车辆。
4、【提前做好用餐住宿准备工作】如遇到来宾或单位是外省市或外宾，则需要提前做好接待用餐及住宿的准备工作。用餐时应当摆放座牌，按照来宾身份依次排好，以示尊重。住宿应选择较为干净、舒适、安静的环境。在午餐过后应当适当安排休息时间，不要立即开始下午的参观考察行程。
5、【准备会议手册及相关会务资料】当参观学习结束后，接下来就会有一次交流学习活动。一般会召开一次交流学习会议，将当地特色经验、做法与来宾进行交流，同时提出意见建议，供双方共同学习和发展。这是作为接待人员，要提前布置好会场，准备好会务资料和会议手册，为来宾提供便捷的学习交流环境。
6、【根据天气及时调整接待行程】在接待来宾考察学习交流经验时，常常会遇到天气突变或极端天气等情况，这时接待人员要做好应急应变措施，准备好应急接待预案，及时调整接待中的行程、交流互动等露天活动，以保证来宾生命财产安全。
