书面沟通信息有利于一目了然，也有利于对方能更准确的获得信息，目的是更准确，也更方便，很多人做不到讲话过程当中言简意赅，沟通内容特别容易走样，而书面沟通是以文字为媒体的信息传递。
书面沟通的主要优点可以是正式或者是非正式的，可以长可以短，信息的发送者能够从容的表达自己的意思，词语也可以仔细推敲，还可以不断的修改。
书面材料是比较准确而且可信的证据，就像我们经常讲的白纸黑字，我们的合同，我们的法律文书，都需要通过书面沟通的形式。当然书面的文本还可以复制，可以发送给很多人，传达相同的信息。
书面沟通适用情形：
（1）简单问题小范围沟通时（如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；
（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；
（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；
（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。