1、掌握客人到达时间——必须在客人下机，下车，下船之前到达，不能让客人空等
2、事先准备妥当交通工具及住宿——客房规定应根据客人所定规定和预算安排，如住宿费客人自行承担，则事先征得客人同意后安排。
3、接应牌——机场、车站、码头客流量大，为方便寻找客人，应事先制作接应牌，写明客人的姓名等，字迹端正，字体要大，容易看清
4、相互认识——接到客人要相互认识下，以免搞错，如对方是重要客人，则由同级别的领导迎接，领导因故不能前往，由副级领导迎接，并说明情况，致以歉意。
5、代提客人行李，招呼客人上车，要让客人先上，然后自己上。到达住宿地，秘书先下车，在车边等待客人下车
6、客人安置后，让客人先休息约定下次见面的时间、方法等
