1、会议桌布置采用排式较好。同时，为减少面部阴影，会议桌要使用采用浅色桌面或桌布。
2、会议室房间墙壁的颜色忌用黑色或者鲜艳色彩的饱和色，一般使用浅蓝色或者浅灰色。同时墙面不宜用复杂的图案或挂复杂的画幅;
3、由于视频会议时间的不确定性，视频会议室灯应使用人工冷光源，同时还因避免自然光，会议室的门窗需采用深色不透光窗帘遮挡;
4、摄像机镜头不应对准门口，若把门口作为背景，人员进出将使摄像镜头对摄像目标背后光源曝光;
5、为了防止颜色对人物摄像产生的“夺光”及“反光”效应，背景墙应采用均匀的浅色，不宜使用画幅和强烈对比的混乱色彩;
6、建议视频会议灯光可以使用会议室专用LED面板灯、LED筒灯和LED格栅灯。嵌入式会议室专用LED面板灯安装后与顶部一直，不会影响美观;
7、视频会议室对于灯光的色温、照度和显色指数都有较高的要求，色温一般使用4000K，用于高清拍摄则使用5600K色温灯光，视频会议室中心照度在600~900LUX，显色指数Ra≥85;