报告与请示是公务文书中比较重要的文种。它们在机关工作里作用较大,使用频率较高。因此,有必要明确它们各自的用途,搞清楚它们之间的区别,以更好发挥这两个文种的效能,利于工作的顺利进行。
一般说,从公务文书的特点、作用和行文方向看,报告和请示均属报请性公文,都是下级机关向上级机关报告工作、反映情况及请求指示与回复的上行文。它们是上级机关开展工作的参考和进行处理回复的依据。但是具体说,报告与请示也还有它们各自的用途和特点。国务院办公厅制发的《国家行政机关公文处理暂行办法》中规定:“向上级机关汇报工作,反映情况,用‘报告’。向上级机关请求指示和批准,用‘请示’。”这里的规定,应该说是很清楚、明确的。
报告的用途主要是向上级机关汇报工作,反映情况,供上级机关了解所属各部门,各地区的工作情况,以便加强领导。因此,显而易见,它不需要上级回复。请示则不同,它虽然也要向上级机关报告某些情况,但它主要不是供上级机关参考,而是由于工作中遇到了无权决定、无执行依据、需要变通处理或难于解决的问题,向上级机关请求指示或批准。因此,它需要上级机关及时回复。
由此可见,报告和请示是不同的,无论在认识上或在实际应用中,我们都应该把这两个文种区别开来。公文的突出特点之一,是它特定的程式性和严格的体式。
具体公文一落入人眼便知其重要程度和基本作用以及大体用途而形成的。由于公文有这样的特点,也就为文书工作带来了方便的条件,便于迅速处理,便于处理后的立卷和归档,从而加强文书工作的科学性,促进机关工作的效率。因此,了解文书和文书工作的有关知识,特别是准确地掌握公文各个文种的用途和特点、体式与内容,实在是文书工作人员不可忽视的基本的业务素养。否则,划不清某些文种的界限,分不清某些文种的区别,粗枝大叶,似是而非,势必带来一定的混乱,给机关的公文处理和管理工作造成一定的困难。