office使用技巧：[2]修订和批注

工作当中可能会遇到多人修改一个文档，比如业务员制作合同，老板或客户审批，给出彭榧逡钚修改意见。修改必须在原文中说明自己的想法，又不能直接修改原文（如果直接修改，可能导致无法恢复）。那么就需要用到修订和批注的功能。

工具/原料

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新建批注和修改内容

1、假设我现在是老板，需要审批一份产品设计方案，那么先打开这份方案。在菜单栏中选择【审阅】面板，在工具中点击【修订】，按钮颜色变为黄色，则已经进入修订状态。

2、添加批注，可以对某段话表达自己的看法。先在文章中选择一段文字，然后单击工具中的【新建批注】，如图，选择的这句话，会被括起来，同时在右侧会有一个批注框，你在里面写上自己的想法就好了。批注框里前面几个字母，是你名字的缩写，修改自己的名字，参考《office使用技巧——设置默认作者》http://jingyan.baidu.com/article/4f34706ed5ab0ee387b56d1b.html

3、删除和添加内容，此外，你还可以删除某段文字，或添加一段文字，修改其实就是先删除后添加。这些操作都会被记录下来，并在右侧显示。

4、多人审阅和修改，如果有多人审阅和修改，在右侧的审阅和修改记录中会显示不同的人名和颜色。当然，必须先将自己电脑Office的默认作者修改过来，否则可能大家都是admin。你懂得。

确认修改和删除批注

1、大家讨论结束，就要确定文稿了。需要有一个人操刀，确认或否定修改，删除所有批注。请打开文档。还是来到【审阅】面板下。

2、在文章中选择修改的部位，如果是添加的内容，直接在添加内容上点鼠标右键，在菜单中选择晃瓿淀眠【接受修订】或【拒绝修订】。如果接受，则内容回复正常（不再是红色的了）；如果决绝，则内容被删除。

3、接受或拒绝删除的修改。在右侧标注删除的注释框上点鼠标右键，选择【接受修订】或【拒绝修订】。如果接受，则内容永远消失，如果拒绝，则删除内容又回来了。

4、你也可以用顶端工具栏中的【接受】和【拒绝】按钮。看到下面的小箭头了吗？点开下面有个小菜单。可以选择【接受】，或者【接受所有】，就是一下子接受所有修改呗。

5、如果接受所有修改后，还有批注没，可以选择批注，右键菜单或者点击顶端工具栏的删除批注（删除所有批注）按钮，删除批注。