1、 第一步，建立表结构。在工作簿中建立四张工作表，分别取名“物资目录”、“进货表”、“库存表”、“发货表”，并完成各自的基本格式设置，这样就建好了需要的表格框架。
2、 第二步，设置规范化物品名称。分别对“进货表”和“发货表”的“物品名称”列，设置数据验证，使其物品名称可以使用下拉框选择，且不能输入“物资目录”以外的名称，这样既简化了输入，又可保证物品名称的统一。选中“进货表”的“采购物品名称”列，点击“数据”选项卡“数据工具”功能区的“数据验证”，在“数据验证”对话框“验证条件”-“允许”中选择“序列”，在“来源”中选择“物资目录”工作表的A列，然后在“出错警告”页面中设置相应的提示信息，完成数据验证的设置。“发货表”也照此设置即可。
3、 第三步，设置库存表。把“物资目录”工作表中的“物品名称”、“规格”两列全部复制到“库存表”“库存物品名称”和“规格”列，然后使用sumif()函数计算各种物品的数量。C2单元格中的公式为“=SUMIF(进货表!B:B,库存表!A2,进货表!D:D)-SUMIF(发货表!B:B,库存表!A2,发货表!D:D)”，将公式拖拉复制到本列所有单元格。
4、 第四步，设置发货表数量限制。打开“发货表”，先把数量中我们随意输入的数字删除，然后选中“数量”列（D列），点击“数据”选项卡“数据工具”功能区的“数据验证”。在“数据验证”对话框“验证棰很于秋条件”-“允许”中选择“自定义”，在“公式”中输入"=SUMIF(B:B,B1,D:D)<=SUMIF(进货表!B:B,B1,进货表!D:D)"(为使公式输入简单，我们是整列选取，所以要从第1个单元格开始。这个公式的意思是计算一下发货物品输入数量以后，发货表中这个物品总数量是不是小于或等于进货表中该物品的数量，如果符合就允许输入），然后在“出错警告”页面中设置相应的提示信息，完成数据验证的设置。
5、 第五步，进行验证测试。将进货表中数量删除，重新输入一组数据用作验证。如输入马鞍2000个，斗笠1000个。这时查看库存表，发现数量准确。然后转到发货表，输入第一笔，马鞍1800个，可以正常输入。输入第二笔马鞍1000个，即拒绝输入，弹出警告信息，改为200后，可正常输入。
6、 第六步，这时再回看库存表，发现数量已经更新。说明这个简单的购销存系统已经成功建立，可以用作实践了。蒋敬心想这下我就可以轻松了。
