分机号是相对总机号说的，一般公司或企事业单位为了节省外线电话，会购置一台集团电话或电话交换机，外线或叫直线电话接到交换机上，可以设一部总机，外线的电话全部接入总机。
通过总机代转，一般一个电话交换机能接入外线和分出的分机是由交换机的型号决定，各分机可以设1-6位分机号，各分机之间可通过分机号任打电话，接打外线由电话交换机自动调配线路。
普通分机：
可安装普通分机,目前所使用的大多数电话机及传真机可安装在集团电话中。
数字分机：
各品牌电话系统中专用的数字分机(主要起编程作用及特殊功能实现，家用普通话机不可接入此类型分机端口中)。
集团电话的主要常用功能：
弹性编码：各分机可编制分机号码。
等级限制：限制拨打国际、国内、市话等7级。
中继热线：提机免拨9出外线。
呼入选择：外线呼入直拨、转接、群呼选择。
强插服务：在特殊情况下总机对正在通话的分机进行强插通话。
代拨长途：总机可代低等级的分机拨打长途。
区分振铃：能区别振铃来自外线还是内线。
征询转接：外线转接实现征询和音乐等待。