1、打开邮箱，新建一个邮件，输入收件人邮箱地址与邮件主题若需发给其他相关人员，CC栏输入这些人的邮箱地址
2、邮件正文首先是称呼，正式一点的用“Dear Mr/ Ms Jones或者用头衔或职称来称呼如“Dear Dr Smith等如果关系很熟，常来常往，也可以用非正式的称呼如“Hi Dennis”注意，称呼后面要加逗号
3、接下来就是正文，另起一行，描述供应商的产品的现状，如可以肯定他们的产品质量或服务，以表达想继续或长期合作的诚意
4、再接着要表达降阶的要求，另起一段。说明虽然他们的产品或服务好，但是市场上也有相同质量或服务的产品价格能做到更低，如果要继续更好的合作希望能拿到更低的价格，这样可以给供应商增加压力。
5、正文最后，诚恳的表达希望供应商能好好考虑并给出答复
6、正文完了之后是结尾词，空两行或以上，正式点的可以用“Yours sincerely”“Yours Truly”等，非正式的可以用“Best regards”注意，结尾词与称呼一样，后面都要加逗号，再另起一行，输入自己的名字
7、注意，邮件主题/标题可以用大写显得更正式
