1、写作时机要具有相对的事后性 也就是我们在撰写报告的时候，必须是事情发生以后，我们才对此事件进行写作报告。没有前因就没有后果，没有事情就不会有报告。例如公司的月报告，是根据公司本月的销售情况，销售额的升降发生后，我们才能做具体的报告。
2、文件报告内容的陈述性 报告的内容必须是真实的，不加入自己的看法，陈述具体的事情，不能有疑问词句的出现。例如对老板的报告中，应具体的说明本公司的考核，工作，业绩情况，做到有条有理，不慌不乱。
3、行文方向的单向性这里具体指的是对上级的报告，而上级对下级是不适用报告的。报告也不像请示那样使用尾语。
4、写作规则的通用性 在撰写报告中，一般使用三段式，第一段可以大概说明情况，例如本公司XX年X月X日完成了指标，现做一下报告；第二段则具体分开说明报告的内容；第三段进行总结，总结才是报告的一大特点。 报告中一定逻辑清晰，内容真实，简单明了，用词规范。