1、设备物流部采购每月提交“设备合同执行情况报表”，对本期的合同执行情况要予以说明。
2、设备物流部采购在设备使用验收结束二个月内应组织相关部门对供应商进行评价，评价内容为：从合同设备的性能、质量、价格、交期、服务状况以及对反馈问题采取措施的及时性和有效性、对满足要求的反应能力、主动提供信息等方面，以确定其稳定的提供满足要求产品的能力及潜力。评价情况在《设备供应商考评报告》上予以记录。
3、对设备自交付使用后，对设备故障、供应商对问题处理、售后服务等情况在《设备供应商考评报告》予以记录，每年11月由设备物流部对《设备供应商考评报告》进行整理、考评、归档，并对考评结果为80分以上的，在后续的设备采购中，价格、性能同等条件下，可以优先考虑。
4、建立每一家合格供应商的档案。应归档的文件包括供应商的评价、选择、重新评价的有关记录。
5、1、对设备仪器相关领域（潜在可储备）供应商的名录，市场初步调研情况报告记录进行归档管理。
6、2、与供应商建立正式业务关系后，要对供应商的相关信息进行建立档案。
7、2.1建立供应商名录，对供应商提交的相关资料进行整理收集归档，包括：供应商提供的营业执照复印件、一般纳税人证件复印件、提供的技术资料、技术协议以及设备购置合同、各相关部门的评审表单等。
8、2.2与供应商就建立互访建制，有条件走访的设备物流部安排设备管理人员（必要时相应品管或研发人员），如条件走访的则要求设备供应商每年二次以上的来访，对供应商的走访在出差结束三天内上报出差报告，供应商来访则要形成纪要在二日内上报，设备物流部对出差报告及来访纪要进行存档管理。
9、2.3对合同履行情况要在设备验收使用15天内对执行情况进行详实记录并归档管理，包括：供应商的交货（交付）过程的一切跟踪记录、供应商设备制造的进度计划报表、执行情况检查报表、交货时间或完整交货时间执行记录表、交货方式、地点、包装情况，设备安装、调试过程记录、试运行记录、交付情况记录、培训记录、设备初步运行阶段情况记录等。
10、2.4对设备的备品配件，设备管理人员、设备采购员应积极寻找备品配件的源加工商（即设备供应商的合作伙伴），并在信息档案中予以记录。
11、2.5对设备维修率、相应备件供需价格、质量、时间等做详实记录并归入信息档案。
12、2.6对设备的大修原因、大修项目内容及供应商配合情况做详细记录并归入信息档案。
13、3、设备物流部门除对已合作的供应商建立信息档案外，应按设备类别对生产该类设备的供应商建立信息档案（要求数量同类设备的供应商档案数量达到三家以上）。以上信息可作为再次购置设备对供应商的评价的参考依据。