1、一个完整的视频会议室，至少应包含视频会议终端、音频输入输出设备、视频输入输出设备。 视频会议终端的作用是把本地的视音频信号编码后发送到远端，同时把接收到的信号解码后输出给本地视音频输出设备; 音频输入系统用于采集本地的声音信号并传输至后端。典型的音频输入系统为各种类型的麦克风，此外DVD播放器、PC电脑等设备亦可提供音频信号; 音频输出系统用于将接收到的音频信号转变成声音输出到会议室，主要的声音输出设备为音箱、电视机、电脑等，对于音箱来说，前端还应配备音频处理器、功率放大器等设备已确保输出至音箱的音频信号功率足够大;
2、视频输入系统用于采集本地的视频信号并传输至后端。典型的视频输入系统为各种类型的摄像机，此外DVD播放器、PC电脑等设备亦可提供视频信号; 视频输出系统用于将接收到的视频信号转变为图像输出到会议室，主要的视频输出设备为拼接屏、投影仪、电视机、电脑等。
3、一般来说，小型会议室面积不大，使用TE30自带麦克或VPM220即可满足会议室音频采集的需求，使用具有扩声能力的电视机即可咫圄虍咻满足会议室视音频输出的需求，或者使用RP100、RP200即可满足小型会议室的全部需求。 对于大中型会议室，由于面积较大，全向麦克及显示设备自带扩声难以满足会议室需求，因此需要增加专业的音频输入输出设备、视频输入输出设备。 音频输入设备 包括鹅颈麦克、无线麦克或手拉手会议话筒等定向麦克。定向麦克的特点是指向性强，只能采集固定方向的声音，但采集范围内的声音效果好，适合于在大中型会议室中放置于发言人面前，如有多个发言人，则需准备多只麦克。 鹅颈麦克可单独使用，每只鹅颈麦克单独输出一路信号至后端，优点是可单独对每个麦克风调音，麦克风之间不互相干扰;缺点是每个麦克风均输出一路信号，麦克风数量多时需后端设备支持，且布线难度大。
4、无线麦克通过无线将信号发送至接收器猾诮沓靥(按照机型的不同通常可接收1路、2路、4路、8路、16路无线信号)，由接收器将无线信号转变为音频信号输出至后端，优点是麦克风可随意摆放(需避开音耩馔缅凌箱避免啸叫)，不受布线限制;缺点是续航时间较短，重要会议前一定要更换电池。无线麦克 手拉手会议话筒外形与鹅颈麦克差不多，但采用话筒收尾串联的方式进行连接，即第一只话筒接到会议主机后，从第一只话筒引出一根线接上第二只话筒，然后从第二只话筒引出一根线接到第三只话筒，依次串联几十个，因此得名手拉手会议系统，手拉手会议话筒的优点是多个话筒只输出一路信号，便于后端接收;缺点是不能单独对每个话筒调音，且某个话筒故障时会影响后面连接的所有话筒。