1、一、所有文件制度必须由文件批准者进行审批后方可下发，制度文件的发放可分为纸版、电子版和信息系统发放三种形式，发放范围需要前言中说明。
2、二、文件制度（电子版）需控制发放范围的文件制度，须由归口单位严格控制发放范围，下发应采用PDF文件格式、加密处理过的Word文件或加密文件。
3、三、各单位需转发文件时，每一文件编制发放号，并填写《文件发放（回收）登记表》，如是电子版发放，应采取保存发送记录的方式。
4、四、发放纸版新文件（或修改后文件）的同时，如有旧版文件应回收被替换的文件。
5、五、 所有需控制发放范围的文件制度应由文件制度归口部门严格发放，其他部门不得私自打印、复印和转发。
6、六、所有文件如果有新修改和新增加内容的，要及时更换旧文件，及时发放最新内容的新文件。
