1、有相关证明。如果是单位部门人员来借出或查阅档案，需要在借阅登记本登记相关的信息，如借出时间、借出物品、归还日期、经办人签字或领导签字等，如果是单位外的人员借阅，需要持有相关的介绍信或身份证明，并说明借阅的用途，做好登记手续才可借阅。
2、维护好档案的完整性.凡是来借阅档案的人员必须要维护好档案的完整性,工作人员要适当做好监督工作,借阅人不得随意撕毁、涂改、打圈划线、翻折或打湿档案页面，也禁止借阅人在库房或借阅室中吸烟，以确保档案的完好无损，如有以上现象，要追究相关责任。
3、不随意带出。档案借阅室是一个专门查阅档案的场所，任何人在查询借阅相关档案时，不得随意带走档案，除了相关证明需要登记好带走之外，需要复印、摘抄的内容，要经过档案部门领导同意才能办理，禁止档案信息随意外泄。
4、遵循保密工作。档案借阅者也要遵循保密原则，特别是查阅一些涉及到党和国家机密的资料信息时，借阅人要说清楚借阅的目的，档案管理员也要跟借阅人提醒要保密信息，不随意透露。
5、做好归还工作。任何档案借出后，都要在规定的时间内进行归还。如果借阅人只是借出后没有登记归还时间，也要让其写个大概的时间，不排除借出后忘记归还而造成档案丢失的现象，为了减少这种行为发生，档案管理员要做好登记时间，如果超出归还日期需要延长，则要重新办理续借手续。
6、总之，档案查阅管理工作其实也是档案室的主要工作之一，其核心就是确保借阅出去的档案有去有归，且保持档案的完整性和查阅信息的保密性。看似简单其实也是需要耐心和细心，多一份责任感，多顾虑一些，才能把档案管理工作做好。
