1、确定参会人员范围，提前安排业务人员邀请相关人员参加，一般参会人员为经销商、分销商或其他大客户等。邀请方式，简单的可以直接电话，复杂点可以发送邀请函，提前拜访等。会议召开前，要持续跟进确认参会人员的名单。
2、确定会议的地点。简单的可以放在自己公司会议室，复杂点的可以租酒店场地。总之是根据公司的需要来定。
3、要提前对会议举办的会场进行装扮，营造会议氛围。常用的方式，有条幅、X展架、堆头等。
4、要提前准备好参会的礼品，一般在签到时发放。礼品可以是公司的产品，也可以是其他精致的物品。会议现场也可以布置一些小点心，中场休息时方便客户品尝。
5、会议中主要讲解订货会所要推销产品的相关知识和市场支持政策，以及本次订货的优惠措施。中间可穿插领导、客户代表讲话等。为活跃气氛，也可设置订货抽奖环节。
6、现场还要安排财务或者内勤登记客户订货情况。
7、有些还需要考虑午餐或晚宴，表达对参会人员的感谢。有些较远的，可能还需要考虑住宿及接送问题。
