1、提前了解会议召开的初定时间。 提前了解会议的初定时间，主要是为了合理安排准备材料的时间。假如会议材料很多，若不注意了解会议时间，那么突然接到会议召开的通知，就会措手不及，有可能不能及时地完成材料的准备。
2、了解确定会议议题。 会议召开前期一般都会讲会议议题初步确定，确定会议议题才能有针对性地准备会议材料，要将会议议题按重要性、类型、时间等进行安排，会议材料就以安排顺序进行准备。
3、初步准备会议材料。 这时候准备的会议材料多是初稿，按照会议议题，在材料前面加上会议名称及材料编号，如“第@次@@工作会议材料之二”。同时写上好材料的名称，汇报单位（部门）、汇报时间等。
4、将会议材料报领导审批。 自己准备的会议材料要逐级报给领导审批，让领导知道会议议题、会议材料内容等信息，一般重要的会议都是又大领导汇报，所以一定要报给领导审批，若有修改意见，进行及时修改，直至确定最终版。
5、打印会议材料。 会议材料内容确定后，就要开始打印会议材料了，应当按照领导、上级部门要求以及参会人员数目确定会议材料数量，然后按照正反面进行打印并装订好待用。
6、进一步确定会议材料是否完整。 会议召开当天或前一天，应当进一步确定会议材料的数目是否缺少。会议材料内部是否有页码颠倒、顺序错误、缺页等现象，确保无误后，方可正式提交给会议材料索要方，或者于会议当天带入会场。
7、提前将会议材料放置好。 会议材料应当在会议人员出席前，提前将其放置在会议桌上，不能等到会议人员进场过程中或进场后才发放，既耽误时间也可能出错。所以要按人头数，一一归类放好，确保无误。
