经验分享的起因是这样的，概况成一句话就是：我们公司的离职员工清除资料，公司损失超20万。我们公司主要负苦岸堆话责研发和生产机器，根据订单的相关需求，研发定制方案，并采购相关零配件后再加工销售。去年4月份，我们一个负责开发的员工因为私人原因离职，离职前用技术手段将电脑中的文件完全清除掉，其中包括一个我们跟了大半年的商业综合体项目，后来专门找人帮忙还原文件，花了大概2W元，最后资料还是没法复原只有砍掉项目。 当时因为公司比较小，50人不到，所以就没有把员工的文件都统一管理和备份，只有个别的财务资料会每年拉出来，装订封存，以备不时之需，而其它资料基本不做备份，直到该员工删掉文件后，才悔不当初。所以我们开始重视是文件数据的安全管理，企业的文件数据才是一家公司最重要的财富。于是我们选择了企业网盘作为企业文件管理的解决方案：
部门资料分类存储，企业网盘安全管控
1、为了避免再出现类似的情况，除了加强企业文化的建设，给员工营造一个良好的环境以外，就是通过文件的统一管理和权限的设置，从根本上拥有对公司重要资料的掌控权。考虑到我司员工对新事物的学习能力和接受度亦有不同，且销售常年出差，对移动办公的需求比较强烈，最后选了更容易“上手”和灵活的企业网盘。
2、购买企业网盘后，先根据组织架构建立各部门的文件夹（如图1），从部门的角度进行文件的分类、统一存储和权限管控，比如：财务部：社保、公积金和人寿保险统计表等财务资料备份。综合部：行政通知、人才简历库等人事、行政文档备份；商标、信用认证、营业执照等公司资质资料备份；公司聚餐、团建等活动照片备份。销售部：以客户和时间命名的销售合同；存放产品资料的销售工具包等备份保存；客户年报报价单保存备份。
文件跨部门协作，产出流转更高效
1、除了能分类整理和归档部门资料外，还能进行跨部门的文件协作。首先不同部门的文件夹邀请对应的员工加入，然后为每位员工设置不同的文件权限，设置管理权限的目的有两个，一方面能保证文件的合理“透明”，第二方面就是利于员工跨部门的文件协作。从我司的使用情况来讲，有如下3点：
2、 销售和财务，1min走完所有差旅报销我司的客户分布在全国，销售或者商务部需要各处拜访客户，有时部分研发人员也会随销售一起拜访客户，便于后期产品的开发。因公产生的差旅费用报销时，最初是通过在微信上给领导发消息，比如“2016年5月13日到北京拜访万达客户，请批准”，领导回复“确认”或者“approved”等表示确认的信息后，销售将此内容完整截图，并通过邮件添加附件的形式，将邮件发送给财务，财务核实后进行费用报销。现在通过企业网盘上拉“审阅”的方式进行差旅报销（如图2）。将报销单和相关发票拍照上传网盘，选择直系领导老王、财务小李以及财务经理张姐加入审阅，三人就会同时收到消息提醒，老王“确认”、小李“已支付”、张姐“已审批”，1min内完成一次报销（ps:大金额的报销单则拉入老板审阅批复即可）。
3、 商务和研发，需求方案讨论更聚焦商务部开发的大客户多有个性化需求，需要研发工程师和商务部紧密配合，开发符合大客户需求的设计方案。立项后，为便于后续沟通设计方案以及关于项目的信息对接，以前会拉微信群，设计方案有更新后贴到微信群即可。随着讨论信息的增多，设计文件淹没，没有及时看到文件的项目成员，就会出现信息的断层。现在的做法会聚焦很多。立项后，在企业网盘上建立协作文件夹，拉入项目成员后，商务部门将大客户需求方案同步到协作文件夹中，@开发工程师同步大客户需求信息，开发工程师将设计稿同步到协作文件夹，@商务部对接需求，商务部有修改意见可在文件下方直接回复建议给工程师（如图3）。即使出差在外的商务专员，只要安装企业网盘的app，就能像使用微信一样，及时提修改意见，让需求方案的讨论更聚焦。
4、 综邢赳剁曛管调动全员资源，繁琐事务化繁为简综管部门主要负责处理公司的人事、行政等大大小小的内勤工作，在企业文化的建设方面扮演着极为重要的角色。为了提高团队的凝聚力，综管部门拨出专项经费用于组织开展公司聚餐活动，以及支持每月各部门的团建活动。每次活动结束以后，最恼人的就是活动照片的收集，除了年会安排专职摄影师跟拍留念以外，其它小型活动都是由员工随手拍照记录。以前活动结束后，大家都需要把照片单独发给行政，行政再整理放到固定文件夹，因为系统权限管控问题，大家都不能互相看到别人拍的照片。现在行政在企业网盘上建一个和活动相关的协作文件夹，活动结束以后大家只要往里面上传照片即可，安装了app的员工，可以直接将手机中的照片选中，直接上传到该指定文件夹（如图4）。调动全员资源，不仅减少了行政的工作量，还能让大家都看到活动照片，在吐槽和欢笑声中提升凝聚力。
5、在企业网盘上还可以进行“离职文件一键交接”，员工提出离职后，可将他所有的文件夹一键转交给新来的员工，避免资料流失和外泄的同时也能让新员工最快上手。对文件的统一管控，也更利于常年不在公司的老板统筹全局，老板通过手机审阅批复，即可让相关工作得以正常开展。我司对文件进行管控，既可防患于未然，避免曾经因为员工离职而造成的损失，也能最大化流转工作产出，提升效率的同时做到有维修行为发生的时候有据可查，有理可依。