1、提前申请。使用会议室，一般应按照相关制度要求，提前派专人进行会议室使用申请，要根据会议室的档期，合理的安排准备使用会议室的时间，一般要求是采用书面申请的方式，由主管会议室的办公室人员进行排期，以免出现重复交叉使用，造成会议室使用重叠交叉。
2、专人管理。会议室一般都会采取专人管理的方式，有专人负责会议室的设备开关、维护、开关门管理等，使会议室能保证正常的会议进行，不会因为设备的问题而影响会议室发挥最好的效用，而且专人管理专人负责的方式，也会让会议室出了问题能追究到相应的责任人。
3、爱护设施。会议室是公共场所，是大家都应共同维护的地方，特别是里面得设施设备，在用会议室时一定要爱护会议室中的设施设备，不要随意破坏，毁坏单位的公共财物。
4、注意清洁。在会议室开会，还必须要注意会议室的清洁卫生，不得在会议室里乱扔果皮纸屑等垃圾，影响会议室里的环境卫生，一般会议室里的墙面上都会贴上相应的温馨提示，提醒利用会议室的人员注意保持会议室的清洁卫生。
5、物归原处。在会议室开会，一般都会使用办公室的各种设施设备，这就需要使用会议室的部门或人员注意，一定要在会议结束时把会议室的相关设施设备物归原处，绝对不要乱放，或者不放，给会议室的管理人员带来附加的工作量，引起别人工作的不方便，也彰显自己素质的低下。
6、关电断电。使用会议室完毕后，还是要注意善始善终，安排专人做好会议室设施设备的关电及维护，关闭电灯、空调、投影设备等，做到人去电关，不要发生人已离开，而灯还未关，设备未关的现象，以免浪费资源，增加单位成本。
