1、首先要选择一个粱适籁啻邮件客户端。邮件客户端大部分是收费的，但是安全性高。普通的免费信箱，谁都可以申请，非常杂乱。目前，利用邮箱诈骗的情况非常多，国外客户对邮箱的警惕佣甲昭宠性程度也比较高。如果是普通的邮箱，像163.com,gamil.com,yahoo.com等等，首次给客户发开发邮件，拒收的几率比较高。一般客户端邮箱是可以用自己公司的简称做为后缀的
2、首次发邮件给客户，需要说明是通过什么方式知道的客户，然后这封函电的目的，介绍公司的主要情况，产品，表达想要与客户合作的意愿。最后清楚明了的写明自己的联系方式。最好内容不要带图片，很多的邮件客户端会把带图片的邮件归类为垃圾邮件。
3、商务函电内容要简单明了，切记长篇大论。老外的英语跟咱们国内的英语是有差别的，特别是母语不是英语的老外，像西班牙语，葡萄牙傥态尬锪语等，你的长篇大论对于他们来说就是晦涩难懂的，甚至会理解错了意思。而且使用的函电词汇尽量是常见的词汇。我们一个同事英语是专业8级，为了展示他的英语水平，给客户邮件里面的词汇有很多词典都查不到，结果得到老外的回复是“I do not know what you want to say". 商务函电是以沟通为目的的，能清楚的让对方知道你的意思是最重要的。
4、给客户报价的商务函电要明确，易看，易懂。要包含报价的产品，规格，价格，贸易条款，付款方式，交货期，报价有效期等。另外，你可以介绍一下目前的市场情况，这样对客户最终的采购决定是有指导意义的。
5、要做好追踪工作。给客户的报价邮件，如果再报价有效期内没有回复的话，要及时问一下客户什么情况，即使价格不合适，也是可以商量给予适当折扣的。有些客户可能这段时间会搜集到很多的价格，他会做比较，所以你这封邮件过去，让他知道，你是非常希望做这个交易的，所以即使价格不合适，他也会给你一个目标价格的。
6、邮箱客户端的容量都是有限的，早期的邮件会被删除。但是很多的交易，后期出现问题之后，需要查找邮件进行证实。所以你可以用foxmail 或者是Koomail等收信端，把邮件下载到电脑上。这样无论你查找什么时间的邮件，都是畅通无阻的。需要主要是是电脑内存一定要大。
