1、首先在举办会议时，会议发起人应将会议的议题以邮件或口头形式传递给参会人员，这样可以让参会人员明白会议讨论的主要内容，提前做好准备准备工作。
2、会议发起人不仅要对会议的整个流程做好充分的准备工作，而且还要对在会议可能出现的其它变故做好充分的准备工作，并形成书面材料，同时将会议上要讲的内容提前以臆盎担咴邮件形式告知其它参会人员，尽量保证在最短的会议时间内达到最佳的会议效果。
3、在会议进行过程中，要找专人做好完整的会议记录。在会议结束后，将会议记录及最终讨论结果编辑成邮件发送给参会人员。
4、在会议进行前，要确定好会议议题，在会议进行时所有讨论都要紧紧围绕议题展开，当参会人趋濞曛逖员偏离议题时，会议主持人有权及时打断，避免浪费大家不必要的时间，而得不到想要的结论。
5、会议结束前，一定要得出会议讨论的结果，这也是举办会议的最终目的。没有结果的会议最终只能是浪费彼此的宝贵时间。
6、会议发起人要做好会后的追踪工作，确保会议的讨论结果应用到了工作实践中，否则也将达不到会议举办的效果。
