1、组织架构和现有岗位梳理 不同的公司，必然会有不同的现状，包括公司的组织架构和人员架设情况。特别是规模偏小的公司，甚至可能出现同样的职位名称，在不同的公司里实际却可能干着完全不同工作的情况。而岗位说明书，其使命应该是对现状进行规范和优化，而不是弄个空洞的文本摆个空架子。因此，搞清楚现状，并进行有效的分析，这是编写岗位说明书的一个必要过程，也是编写取得成功的一个前提。当然，很多新进入企业的HR工作者，常常也会在这个环节出问题，不去掌握分分析企业现状，盲目根据一些书本知识或者过往经验单纯地进行书面化的操作，结果是出来的东西看起来很正规，但是完全脱离实际，起不到工作实际参考的意义，甚至弄出很多自相矛盾的笑话。
2、岗位相关信息收集和分析 在这个环节，关键是信息量的收集一定要足够的全面，足够广。从操作上来说，岗位本身以及岗位的上级、下级甚至是其他部门的成员，都可以适度的吸纳参与进来。毕竟，HR人员术业有专攻，对具体职能岗位的工作，常常不一定那么的熟悉，信息的收集达到了足够的广度，后续的分析才可能避免有失偏颇。之所以要上下左右的人员都最好吸纳进来，是要避免原始材料出现关键点的缺失，避免分析出现盲点，一个工作任务的执行，从当事人来说也许这样操作是对的，但是如果站到其他部门或成员的角度，如此操作不一定正确，甚至可能会对整体带来负面的效应。所以，原始材料收集好后，一定不要过急，还应多分析材料信息是否已经充分，是否还有缺失的某些必要内容。可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法，进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。
3、工作分析 弄清楚岗位工作的最终职责目的，分析清楚岗位工作执行的流程环节及要点，进而得出管控简单的关键节点，以及绩效考核的具体要点。同时，通过分析，理清楚可以优化和调整的地方，以便对岗位工作起到具体的指导意义。当然，岗位分析的工作虽然更多是HR的事，但是，也需要更多吸纳其他人员参与讨论，吸取意见，避免闭门造车。
4、形成岗位说明书初稿 描述和说明一定要注意通俗易懂，简要明了，避免没有必要的专业术语。毕竟，岗位说明书的最终目的是对岗位工作起到规范、指导的意义，不是学术化的摆设。
5、公司和部门间的质询和讨论 参与范围要广，但是提前要注意分析哪些人参与进来是必要的，也是合理的，同时，在质询讨论过程中也需要注意分析相应人员提出的意见是否站在了合理的出发点上，还是仅只是站在方便自己的立场。
6、形成岗位说明书定稿 最终定稿注意通俗易懂的同时要规范化，尽量避免必要内容或信息出现缺失，以便能有效起到公司规范文件的作用，避免文件不规范给企业的后续管理带来漏洞甚至是带来劳务方面的纠纷或麻烦。
