1、先要确定时间。宴会的举行首先需要明确时间。一般而言，一场宴会总会有几个最为关键和重要的人，最佳的方式是以他们的时间为准，不过也需要其他大部分人到场，不然就不能称之为聚餐或者宴会了。还需要考虑的是吃饭时间是什么时间段，因为有一个问题就是大家要吃得尽兴，又不能耽搁大家回家的时间，一般中午和5点左右是聚餐的最佳时间。
2、到场人物的确定。因为聚餐一般需要考虑预算，比如会有多少人确定到场，有多少人是待定，需要预定多少位子…最关键的是我们需要通过人数确定点餐多少。如果这些不事先确定的话会显得很凌乱并且没有组织性。
3、准备材料的确定。有的聚餐并不单纯只是为了吃饭，或许是庆祝，又或者是别离，总之都会有自己的主题。所以除了餐点之外还需要其他，如果是恭贺的，就需要蛋糕或者庆祝仪式，大家举杯。如果是欢送就需要话筒，主持，说一些话之类的。
4、选定地方。地点的选定一般遵从短距离原则，不能太远，因为太远了来回会让人感到不习惯。一般走路不过10分钟路程最为恰当。其次，聚会的地方不宜太吵闹。
5、明确聚餐主题。如果是生日聚餐，那还好办，如果是其他，比如领导层聚餐，那就需要费些心思了。现在的餐厅或是饭店一般都有LED屏，我们可以在屏幕上打出来具体内容，这样容易许诺。
6、食物的选择。聚餐吃什么是一个很重要的内容，因为“众口难调”，个人的口味是很多的，有的人可能喜欢这样，有的人可能喜欢那样，最好的办法是遵循大众的口味，不要因为一次聚餐而闹出什么不愉快。现在普遍的聚餐方式是自助餐，火锅，烤肉，都是可以考虑的。
