1、上级部门会议通知：首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；其次要详细记录会议名称、会议内容、会议地点、会议时间；第三要详细询问：对方上级部门都有什么领导出席？ 都是那些单位参加此次会议？ 本单位参加需要什么级别的领导？ 如果恰好对方要求参会的领导不在？ 其他领导是否可以代替参会？ 会议需不需要准备材料？ 需不需要发言？ 会议大概需要多少时长？第四如果是在外地开会，还需要询问是如何组织赴会？是统一组织还是单独赴会？如果统一组织有无带队人？带队人电话？统一集合地点？集合时间？是否必须统一下榻？如果单独赴会？需要在什么时间抵达？联系人电话？下榻酒店有无统一限制？
2、上级部门来访：首先要详扭箧别砷细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；其次要详细记录来访部门、来访领导、叨斧杼镲随从人员数量、来访时间；第三要详细询问：来访带队领导名称及职务？ 陪同领导名称及职务？ 对方来访目的？ 如果通知单位也不清楚询问是否可以以某长、某局代称？ 是否需要公司领导前往迎接？ 在高速口迎接？ 领导驻地迎接？ 公司门口迎接？ 是否需要我方派车接送？接送地址？ 是否召开座谈？是否需要准备座谈材料？ 需要我方什么级别领导或者指定领导陪同？ 在公司停留时间？ 是否安排用餐？ 如果有特殊情况应该和谁联系？ 联系人电话？
3、企业来访：首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、来访单位名称；其次要详细记录来访企业名称、来访领导、随从人员数量、来访时间；第三要详细询问：来访领导名称及职务？ 对方来访目的？ 是否需要公司领导前往迎接？ 是否需要我方派车接送？ 是否召开座谈？ 在公司停留时间？ 是否需要准备用餐？ 联系人电话？
4、学习通知：首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；其次要详细记录学习内容、学习哪纳紧萄地点、学习时间；第三要详细询问：上级部门都有什么领导参加学习？ 都是那些单位参加此次学习？ 本单位参加需要什么级别的领导参加学习？ 需要多少人参加学习？ 是否需要准备相关材料? 学习需不需要提交学习报告？ 需不需要总结学习发言？ 学习时长？第四如果是在外地学习，需要询问是否统一组织？如果统一组织有无带队人？带队人电话？统一集合地点？集合时间？是否必须统一下榻？如果单独参加？需要在什么时间抵达？联系人电话？下榻酒店有无统一限制？
5、活动通知：首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；其次要详细记录好活动内容、活动名称、活动地点、活动时间；第三要详细询问：是否有活动文件？ 上级部门都有什么领导参加此次活动？ 都是那些单位参加此次活动？ 有无开幕式？需要我方哪些领导参加？ 活动有哪些分类？每个分类有哪些要求？ 本单位参加是否必须参加所有活动分类？ 需要多少人参加活动？ 是否需要准备提交我方参加活动的相关材料? 活动时长？ 活动联系人电话？
6、外部投诉、询问、查询等电话：这时我们准备的公司通讯录就派上了用场。引导询问人员打相关部门电话。
