1、开幕式的时间国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的下午，也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午，时间通常是由东道国会议组织者来决定。例如，国际自控联合会在美国举办第1 3届大会时，开幕式就是安排在会议正式开始前一天的晚上，而第14届大会在我国举办时就是安排在会议正式开始的第一天上午。如果开幕式安排在上午，出席了会议开幕式的代表人数就会比安排在前一天时要多一些。这是因为来自世界各国的会议代表搭乘的航班有许多是在傍晚之后到达，这部分代表就没有机会参加会议开始前一晚的开幕式。
2、开幕式的地点 开幕式的地点取决于会议代表的人数。在举办大型会议时，经常会出现人数多而用于开幕式的会场小的情况。有的国家在举办大型国际会议时将开幕式安排到体育馆或者国家音乐厅。而目前在北京举办大型会议最多的北京国际会议中心，容量最大的1号会议厅总共可容纳2 500人，若会议规模超过这个规模，一种方式是将开幕式安排到其他场所，如在人民大会堂举办，这需要安排接送车辆，增加了会议的开支和管理的难度。另一种就是采用主会场和分会场并用方式，主会场举办开幕式，分会场采用电视技术进行现场直播。2004年北京国际会议中心举办第28届国际心理大会的开幕式，将近4500名代表参加，会议组织者安排在1号会议厅举办开幕式，将可容纳600人的2号会议厅和可容纳1000人的17号会议厅作为两个分会场进行现场直播，效果也比较理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看电视转播。
3、开幕式会场布置 国际会议开幕式的会场布置比较简单，形式也基本相同，主要包括主席台的布置和代表席的布置等内容。 (1)主席韪汶萦燔台的布置 会场的标志物是背景板或横幅。背景板是最近十几年流行起来的，大型国际会议都采用这种方式。通常，能够举办大型会议的会场都有固定尺寸的背景板，会议只要按照这个尺寸制作有关内容即可。背景板由3部分内容组成。意识会议的会徽和有关组织的徽章；二是会议的（中英文）名称、缩写和会议举办时间和地点；三是会议的主办单位。背景板的设计要简洁、色彩明快、主色调应与各轮通知书封面的色调相同。横幅的制作相对简单，颜色选用以红色居多，有些会议也选用其他颜色。为了醒目，横幅上的字一般均采用白色，内容是会议的（中英文）名称。根据不同会议的要求，主席台有各种各样的布置方式。最常用的方式是在主席台的中央正前方摆设长条桌．长度根据主席台的就座人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、会议专用的纸和笔等。会议主持人通常坐在长条桌的一侧，座位处摆放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子，长条桌的前侧摆放花草。桌签的制作也非常简单，将人员姓名打印在纸上，插在有机玻璃制作的标准桌签壳中即可。人名的用法有下列几种方式：全部用英文，中国人用中文而外国人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席台右侧摆放1个讲台和1个台式麦克风，讲台上摆放灯和鲜花。 (2)代表席的布置会议代表席的布置采用如下两种方式：工作性质的国际会议通常用课堂式；而交流性质的国际会议选用剧院式。代表席可以分成3部分，贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的会议还在座位前摆上长条桌，摆成课堂式，桌上摆放桌签和饮料。桌子两侧竖立指示标牌．采用中英文两种文字书写“贵宾席和Reserved for VIP”。代表席通常要按剧院式摆放座位，座位的数量应比代表人数略多一些。在面积允许的情况下，排与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。横向和纵向都要留出必要的通道。参加重要国际会议开幕式的记者很多，有时可达上百人，这么多的人在会场走来走去，会议将无法正常进行。会议要专门为记者设置记者席。如果会场设有二层，可以将记者席设在二楼的前几排，既方便他们摄影和摄像，也可以达到对他们的走动加以限制的目的。 (3)贵宾室的布置为接待出席开幕式的贵宾，就要安排贵宾室。举办高规格会议时参加开幕式的贵宾相当多，还要设立几个不同的贵宾室．按不同规格分别接待。会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以避免围观。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间，贵宾室和主席台之间要有专门的通道。贵宾室的门口要有明显的中文和英文的标牌“贵宾室（VIPRoom)"。贵宾室摆放沙发和茶几，茶几点要有饮料和鲜花．在门口处设签到台，预先放好签到薄和笔。
4、开幕式的程序国际会议的开幕式是所有会议活动中最重要的，就像开幕式在奥运会中所处的地位一样。许多大型国际会议的开幕式都会邀请国家领导人参加并致辞，这已成为当今世界各个国家举办大型国际会议时的一种时尚。
5、贵宾的接待 刍迫毳鹦邀请和接待贵宾参加会议是开幕式很重要的活动内容。（1）邀请贵宾 出席会议的贵宾分为两大类型。第一类型是会议本身的贵宾，包括有关国际组织的负责人、学科带栳摩狴矮头人（如诺贝尔奖获得者）、东道国的会议机构负责人。第二类型是专门邀请前来参加会议的贵宾，主要包括3种，第一种贵宾是国家级领导人，如全国人大副委员长、政府副总理以上的领导人。第二种贵宾是本行业的领导，如正副部长、会长、理事长、院士等。第三种贵宾是赞助单位的领导，如公司的董事长和总经理等。这3种人员中尤其以第一种贵宾最为重要，邀请也最为复杂。通常应该在会议举办前几个月，以书面形式逐级向上报告进行邀请。对第二、第三种贵宾以会议主办单位或者会议组织委员会的名誉进行邀请。会议组织者要在会议举办前将所有邀请的贵宾一一落实，并送上出席开幕式的请柬和其他有关材料。 (2)贵宾的现场墙待开幕式之前，要安排级别相当的会议领导在会议中心或饭店的大厅门口迎接贵宾，这位会议领导要了解每一位贵宾的姓名、工作单位、职务和将在哪一个贵宾室休息。贵宾抵达后，要安排专门的工作人员引路，将贵宾送到贵宾室，会议的主要领导要在贵宾接待室迎接。贵宾在贵宾室的活动主要是在签到薄上题词或签字，佩戴胸花，接见和合影等。当会议代表基本落座后再请贵宾进入会场，先引导坐在主席台下的贵宾入座，然后再请主席台的贵宾入座。通常，被邀请的贵宾仅参加会议的开幕式，不参加其他活动。如果会议附设有展览会，被邀请的贵宾也有出席展览会的剪彩仪式，然后参观展览。贵宾参观展览，对于参展商将产生积极的影响。
6、代表进入会场如果没有身份较高的贵宾参加，组织代表参加开幕式是一件比较简单的工作。但如果遇有大型国际会议被邀请出席开幕式的贵宾级别比较高时，出于安全的考虑，要严格检查，所有进入会场的人员必须佩戴胸卡或者持有开幕式的请柬。通常，请提前半小时就开始允许代表入场，特别情况时可提前一个小时。由于不是对号入座，早来的会议代表通常喜欢坐在会场的后部和两侧，会场中间的座位总是空着，很不协调。工作人员要主动引导代表从前往后，从中间向两侧就座。代表基本就座后，可安排简单短小的文娱演出，目的是吸引代表的注意力，不再相互交谈，形成一种安静祥和的气氛，等待开幕式开始。
7、记者对会议感兴趣的新闻记者都会前来参加会议的开幕式，有影响力的会议经常会有上百名记者现场采访。会议组织者应该在会场附近设立记者招待站。记者在这里可以领取记者证、新闻报道稿和其他有关的会议材料。记者的工作性质使得他们喜好四处走动并进行拍照，如有上百名记者在会场来回走动，会议将无法正常进行。在北京地区举办大型国际会议时除中央电视台、新华社等少数几家新闻单位持有特殊的证件可以在会场进行走动采访，其他的记者只能在规定的记者席就座。开幕式结束后，所有记者就都可以自由采访了。
8、交通安排会谈开幕式若在代表下榻的宾馆或附近的会议中心举行，则主要针对参加开幕式的贵宾进行交通安排。会议组织者要制作参加会议开幕式的特殊车证，并和当地的交通管理部门制定行车路线。如果开幕式的举行地点远离代表下榻的宾馆，交通的安排将是一件非常复杂的工作。试想组织几千名会议代表乘坐上百辆“大巴”排成长长的车队在交通高峰时段通过城市中心，会给城市造成多大的交通压力。因此，除非万不得已，否则会议组织者应该尽量避免这种现象的发生。