1、 接电话的礼仪 接听时机。太快或太慢接听电话都是不合适的，在第二次铃声响过以后拿起话筒最合适。如果你在第四声后才接听电话，应该有道歉的话语，如“您好！让您久等了”。 接听电话的动作。第一声电话铃响起时，我们可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记录（用左手写字的人则恰好相反）。 接听的第一句话。当接听电话是工作的一部分时，应该体现精炼、从容的职业感觉，所以开场白应该是问候语。早9：00以前，可以用“早上好”；9：00—12：00，可以说“上午好”；12：00—13：30，说“中午好”；13：30—17：30，说“下午好”；其他时间则可以笼统地说“您好”。 在问候语之后，可以根据公司要求报出公司和部门名称以及你个人的姓名。
2、 电话记录的内容。具体来讲，电话记录应该包括来电时间、来电人、来电事由、来电地点、来电原因以及怎样处理等。在进行电话记录时对数字、时间、电子邮件地址等信息应该重复一遍给予确认。 电话中的称谓。询问对方姓名时应该说：“请问您贵姓？”，如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。知道了对方的全名后，在随后的称谓中不要直呼其名，尽量使用“姓＋职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。 措辞。电话交谈时语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。 声音的把握。电话沟通时应该保持积极、明朗的语调以及与对方相差不大的合适语速。 微笑的魅力。人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在表现与内在的状态是整体统一的。因此，不要以为电话另一端的人看不见你，就不在意自己的表情。微笑不只是表情，还是一种美好的感觉，在电话里对方虽然看不到但是感觉得到！
3、 你的情绪和身体姿态。如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得沉闷不畅，给对方造成困惑；如果你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你的急切。因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是非常有必要的。 正确处理接电话过程中的各种情况。如果对方要找的人不在，应该说“他（她）恰好不在”，或者说“公务外出”，不要透露同事的去向。若有留言需转告，应该记录下来，以免因为事情太多忘记转告或者弄错电话内容。如果电话需要转接，应该说“好的，请稍等”。若分机无人接听转回总机，应该用第一次接电话的方式接听。如果电话中噪音比较大，听不清对方说话，应该直截了当地告诉对方：“对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍。”如办公室内有客人在而电话铃声响起时，应该对客人礼貌地说明“对不起，我接个电话”。对自己没有及时接到的电话，应该在24小时以内给予回复，如有特殊情况没能及时回复，一定要向对方进行简单的解释。