职工出差前预支差旅费时尚未出差，只是职工借支了一笔钱，待出差回来与单位结算，所以不能记入费用，会计分录为借记“其他应收款——XX职工”，贷记“库存现金”。
会计分录为：
借：管理费用1200（实际报销金额）
贷：其他应收款——刘力宏（原预支金额）
库存现金（补付金额）
注意事项：
出差回来报销时，根据差旅费报销单实际发生的差旅费列入企业的“管理费用”，同时职工结清原借支款，也就是不欠单位的钱了，故因反映“其他应收款”收回。
如果实际发生的差旅费大于原借支款，则出纳应将差额补付出差人，库存现金减少。反之，如实际发生额小于原借支款，则出差人应退回剩余款，出纳收回多借支的金额，并开出现金收据，库存现金增加记借方。