1、外贸邮件的语言使用主要是根据客户所使用的语言决定的，使用对方的母语，不仅体现出自己的诚意，也给对方足够的尊重，能博得对方的好感。但是要注意，如果你完全不会那门语言的话，则不建议使用，还是使用英语为好。
2、在业务开拓阶段，主要是开发信，在邮件的开始要表达对方对自己公司青睐的感激，接下来简要介绍一下自己公司的情况，再介绍一下对方可能感兴趣的产品，最后鼓励对方联系自己并给出联系方式（最好给出多个联系方式，这样接下来就可以通过对方喜欢的方式进行沟通）。
3、在业务跟进阶段主要会涉及到业务谈判，比如价格的商议，跟上面差不多，先是感谢对方的来疙熳阊涓信，然后进行合理的壁架特鸵报价，对方很可能会压价（这是好现象，说明对方是有购买意向的），然后你就可以根据公司的实际情况进行”讨价还价“，注意语言表达不要太罗嗦，要有重点。最后在Looking forward 一下。（这个过程一般会进行多次，直到两方达成一致）在这个阶段，除了价格的商议，还会涉及运费、海关、交货时间等多方面的问题，这就需要根据公司的相关规章制度和实际情况进行合理安排与回答了。
4、在业务已经完成后，不要忘记给对方发一封感谢信，除了感谢这次的合作愉快，更是为了给今后的合作铺路。不要以为这样就结束了，想要留住客户，最重要的就是完成订单以后还要保持联系，即使是单方面的，如节日的问候（尤其是对方国家有重要意义的节日），还有你方公司有新开发的产品也可以向对方推荐。总之，在跟进外贸客户时，语言要得体，言语不能过激，不要一味的想促成交易而引起对方的反感。