启事是以公开方式广泛传播信息的文字材料,是人们日常生活工作中使用最为普遍的一个应用文种。启事文辞简短,结构简单,但它的使用情形却颇为复杂。在个人使用时,它的应用范围十分宽泛,凡需公之于众的事项,都适用于“启事”;在单位使用时,启事的使用范围又要狭小得多,因为许多事项的公布,另有其专门的对应的文种,比如:通告、公告、布告、广告、通知等。为避免误用、滥用或漏用启事,我们有必要全面、深入地分析启事的应用情形。
一、当告知对象众多时
当某个信息涉及到众多的相关人员,为图简便省事,就用启事这种集约方式告知。这类启事的告知对象是明确的,或知道姓名,或知道地址,或知道属于某个单位、团体。但由于数量众多,或通讯不便,一一告知有相当的困难。在媒体上用启事告知,其信息可以迅速、广泛地传扬。例如,某学校要校庆,要让遍布各地的校友得知消息,就得到报纸上刊载启事;某知名人士去世,为让众多亲朋好友知悉,其家属也要撰写启事以发布消息。这类启事结束语都写有“恕不一一相告”、“敬请相互转告”等语句。企事业单位遇到告知对象众多这类情况时,如果事情重大,会用通告,如果事情细小,或者想低调处理,则用启事,例如:某汽车厂要回收某些有安全隐患的零件,虽然是个重大举措,但仍用启事。
二、当寻访对象隐没时
当某个告知对象不知踪迹,隐没在茫茫人海中时,启事就可以大海捞针。寻访对象有可能是作者本来认识,现在处于音讯杳然阶段,如某些寻人启事中的对象;也有可能作者本来并不认识该对象,而现在要依据某个特征去寻找(这个特征只属于唯一的主体),如招领启事中的寻访。由于启事张贴在街头巷尾,或由广播、电视或报纸等媒体广泛传播,所散发的信息就会像鱼网一般捕捉到所要告知的对象。这类启事也许真正的告知对象只有一二个,但具有众多的表面告知对象,这些表面对象会主动传递信息,增强启事的传扬效果。企事业单位遇到寻访对象隐没这种情况时,一般也用启事。因为通知、通告只有告知、约束性,没有请求性,其所告知的对象应该是明确无误的。
三、当征召对象潜在时
像招聘启事、招生启事、征文启事、征婚启事等具有征召性质的启事,所告知的对象是不确定的,发布者根本就不知道他们姓甚名谁,身处何方,只要符合某些特征或条件,他们就属于征召对象或寻访对象。启事中所列写的特征和条件是比较宽泛的,不像寻访类启事那样明确,只归属于少数的隐没对象,也许有一大批人具备这征召特征和条件。之所以说他们是潜在的对象,是因为他们并不个个完全符合征召条件,最后被录用的仅是少数。这在征婚启事中表现得最为明显,该类启事诉求的对象很多,但真正要选取的只有一个。有的征婚启事末尾写道:“不喜情书纷飞,单单等盼您一个”,这种表述,很能说明这类启事潜在对象和实在对象之间的关系——在众多潜在对象中,挑选一个实在的对象。由于企业的征召行为多带有经营性,所以,有时这类启事会写作“广告”;由于行政机关的征召行为多带有管理性,所以有时这类启事会写作“通告”。
四、需郑重声明事实时
有些报上刊载的启事,并没有真正的诉说对象,它的对象只是一个抽象的概念——“公众”。声明类启事大多如此。之所以要将某个信息公之于众,是因为这个事实非常重要,启事撰写者觉得须得到社会的鉴证、验证和认可,有见证于社会、取信于社会、立誓于社会的意思。例如:断绝关系的声明,是为见证于社会;关于正宗品牌的声明,是为取信于社会;宣布缔结关系的声明,是为表述一个强烈的誓愿。这类启事单位可以写,个人也可以写,单位使用时标题多写作“声明”,个人使用时,标题大多单单写“启事”两个字。在表达上,这类启事的语辞严正坚决,显示出一种负责的态度。为增强严肃性、庄重性,一般不采用张贴的方式,而是登载在比较正规的报纸上。
五、需深挚表明情感时
有些启事,如鸣谢启事、致歉启事、恭贺启事、志哀启事等,它们不是表述一件事情,而是表达一种情感。这类启事大多有明确的写作对象,而且有当面致意、一一致意的可能,甚至可能已经作了表白。撰写者之所以要以启事的方式公开、广泛地倾诉,目的是要加强致意的效果,让人觉得其所传达的情感更为真诚、更为深切、更为强烈。写作这类启事多出于社会交往的礼仪需要,所以,文中用词典雅,多传统的套话,例如,恭贺新婚的启事,就这样写:“恭贺××先生、××小姐结秦晋之缘,共百年之好”。这类启事多刊载在比较正规的媒体上。由于公文具有严肃性,所以出于礼仪情感目的而写的文章,即使写作主体是单位,也不能冠以诸如通知、通告之类的名称。尽管刊载时一般不标明“启事”,但它们只能属于启事。
六、需间接传递信息时
有些人发布启事,是因为不愿意与诉求对象面对面接触。他们所看中的,是启事间接传递信息的特性。间接存在两个方面:一是不面对面地直说;二是不指名道姓地直说。在这类启事中,其告知的对象多为一些泛指的“某些人”,作者估计这些人会看到启事,而且会对启事中的意思心领神会。启事中所传达的信息,大多流露出某些隐隐约约的情绪,或有所不满,或有所指责,或有所期待,或有所劝说,或有所鼓动,等等,说者有意,听者也有心,写启事是含而不露,只为达到心照不宣的效果。例如:郑板桥年老时,常有人到他家里讨画而不给钱,他心存不满,但又不便撕破面皮直说,只好在大厅中写启事以告诫那些“老友”:“……凡送礼物食物,总不如白银为妙;公之所送,未必弟之所好也。礼物既属纠缠,赊欠尤为赖帐。……仟渠话旧论交接,只当秋风过耳边。”企事业单位可以这样隐晦行文,但这样写出的文章不能登公文大雅之堂,也只能冠以“启事”。
启事的使用可分作两大类:一类是因阅读对象众多、隐没、潜在的性状而使用;另一类是因为要表达郑重、深挚、含蓄情感态度而使用。在具体使用过程中,有些启事会两种需要兼顾。企事业单位使用启事,与个人使用启事会有所不同,常常与通知、通告、广告相混淆,如果我们深入、全面掌握了启事的作用,并结合公文的性质、单位的职能诸因素一起分析考察,就不难在它们中间作出准确的选择。