1、将短时间内要处理的任务全部列举出来，并划分为主动任务和被动任务两种。主动任务是依靠自己就能独立完成的任务，被动任务是需要他人和许可及合作才能完成的任务。例如：写报告属于主动任务，自己用自己的工作电脑可以完成。打印500页档案材料属于被动任务，需要使用公用的打印机，并且在没有其他人占据复印机的时候才能完成。烧开水属于被动任务，需要使用公用的烧茶器，并且在没人使用的时候才能完成。
2、对任务步骤进行工艺划分。根据任务是否需要自己全程参与，将任务步骤划分为自动完成步骤和亲力完成步骤。自动完成步骤自己不用花费骀旬沃啭时间，只需要设定检查时间即可。亲力完成步骤自己必须全程参与，花费时间和精力。例如：打印500页档案材料。将文件转为word格式，设置全部打印，手机闹钟设定10分钟后检查属于亲力完成步骤。打印机自动打印属于自动完成步骤。烧茶器烧开水，加纯净水，设置烧水，手机闹钟设置8分钟后检查属于亲力完成步骤。烧茶器自动烧水属于自动完成步骤。
3、协调被动完成的任务资源使用。填充自动完成步骤的时间。被动任务需要使用他人或者公用资源，执行前需要和他人商议，或者让正在使用的人提醒自己。例如：打印500页档案材料前，发现A同事正在设就女蒿鸳置打印，可以和他商量让他使用完以后提醒一下自己接着使用。自己不用守着打印机，可以专心写自己的报告。A同事使用完以后提醒自己使用，自己设置好打印机和提醒时间以后，有10分钟是打印机自动工作的时间。这段时间可以去烧两杯开水，而烧开水的开始添加纯净水和设置烧水器，并设置开水烧好的提醒时间以后任然有10分钟是空出来的时间。在这段空余时间可以报告交到上级办公室。然后整理文件。整理文件以后。提醒材料打印好的闹钟响起，将材料取出来。整理整齐准备被装订。材料整理整齐以后，提醒开水烧好的闹钟响起，将烧好的开水一杯递给A同事感谢他的提醒，一杯送到上级的秘书处，让他给领导泡咖啡喝。